Làm chủ các chức năng cơ bản trong Quản lý Task – Bitrix24

Tháng 06/2019 vừa ra, ứng dụng Bitrix24 được đưa vào áp dụng tại một số phòng ban trong hoạt động quản lý công việc và giao tiếp nội bộ của Công ty Thương mại Khatoco.

Xét về mức độ phổ cập, Bitrix24 được rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng bởi rất nhiều ưu điểm (bài viết trước có đề cập) như sự tiện lợi, các quy trình được thiết lập sẵn nhưng vẫn cho phép bạn tùy chỉnh, một “kho” các tính năng được tích lũy từ kinh nghiệm của rất nhiều doanh nghiệp và quy trình khác, giúp tiết kiệm thời gian suy nghĩ cho bạn. Và cũng đã đề cập trước đây, bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời của Bitrix24 thì nhược điểm lớn nhất của nó vẫn là sự “thân thiện” đối với người dùng. Thân thiện với người dùng có thể tạm hiểu là người dùng có thể dễ dàng tìm ra những công cụ thực hiện các ý định của mình trên màn hình mà không phải tự hỏi “cái nút đó ở đâu, tui có thể làm việc này trên màn hình được không, abc, …”. Và để giúp các bạn có thể làm chủ các tính năng cơ bản trong Quản lý Task trên Bitrix24 mình có một vài hướng dẫn cho các bạn nhé. Bài viết tập trung vào các tính năng cơ bản trước nhé.

Quản lý số lượng nhiệm vụ đơn hiện có

Đầu tiên bạn sẽ xem số lượng nhiệm vụ của mình hiện có ở thẻ TASK (hoặc NHIỆM VỤ nếu bạn sử dụng phiên bản tiếng Việt). Tùy vào việc bạn lựa chọn list nhiệm vụ của mình được liệt kê như thế nào, Bitrix24 mang lại 3 sự lựa chọn:

• List: cho cách xem liệt kê thông thường;
• Planner: liệt kê các nhiệm vụ theo tiến độ hoàn thành (công việc hiện chưa gấp, công việc cần hoàn thành trong tuần và công việc cần hoàn thành trong ngày);
• Gantt: liệt kê các nhiệm vụ theo tiến độ thời gian so sánh với deadline;

Bạn hoàn toàn có thể cá nhân hóa danh mục này tùy theo bản thân có phản ứng tốt hơn với loại hiển thị nào. Đối với tôi đó là dạng thể hiện Gantt thể hiện được tiến độ từng nhiệm vụ.

Lọc nhiệm vụ

Trong nhiều trường hợp, nếu hiển thị toàn bộ Nhiệm vụ hiện có của bạn, bạn đôi khi sẽ bị “ngợp”, Bitrix24 cho phép bạn lọc các nhiệm vụ theo nhiều tình huống bạn muốn sử dụng.

Bạn có thể lọc các nhiệm vụ tại 2 vị trí:

• Hộp điều kiện lọc có sẵn bên trên cho phép bạn lọc các nhiệm vụ theo vai trò của bản thân đối với nhiệm vụ đó, các điều kiện lọc có sẵn bao gồm: tất cả nhiệm vụ, nhiệm vụ đang diễn ra (sau khi bấm start), nhiệm vụ do bản thân tạo ra, nhiệm vụ đang tồn tại (chưa finish), các nhiệm vụ đang theo dõi, các dự án, …
• Điều kiện lọc khác: bạn còn một hộp lọc thứ hai bên dưới mặc định chọn sẵn là “đang diễn ra” bạn có thể thay đổi điều kiện lọc này hoặc thêm điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn;

Thay đổi task hàng loạt

Bạn sẽ không phải lục tìm từng task một và điều chỉnh nội dung từng task, Bitrix24 cho phép bạn lọc chọn nhiều tasks và edit cùng một lúc nhiều tasks. Trường hợp nào bạn sẽ cần đến cách này, lấy một ví dụ như khi thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm hoặc điều chỉnh deadline của hàng loạt task.

Để tùy chỉnh task hàng loạt, đầu tiên các bạn sẽ chọn liệt kê các nhiệm vụ (Task à List à sau đó tick chọn các task muốn thay đổi hoặc thay vào đó click vào ô For all nếu bạn muốn thay đổi tất cả các task đang hiển thị trên màn hình à chọn Select Action tại đây bạn sẽ có một list lựa chọn muốn thay đổi cái gì trong các task bạn đã chọn, bao gồm:

• Complete: hoàn thành
• Set deadline: chọn lại deadline
• Move deadline forward: dời deadline đến trước
• Move deadline backward: dời deadline lùi lại
• Change Responsible person: thay đổi người chịu trách nhiệm
• Change Creator: thay đổi người tạo task
• Add observer: thêm người quan sát
• Add participant: thêm người hỗ trợ
• Set group: nhóm các task lại thành dự án

Sau khi lựa chọn được nội dung muốn thay đổi, bạn click vào mục apply.

Tạo nhiệm vụ cho người không trong hệ thống Bitrix24

Sẽ có trường hợp bạn làm việc với đối tác bên ngoài và họ thì không ứng dụng Bitrix24, tuy nhiên bạn vẫn muốn theo dõi các nhiệm vụ của mình trên cùng một hệ thống Bitrix24 chứ không muốn tách ra một vài hạng mục riêng.

Lúc này bạn vẫn có thể quản lý các hoạt động của mình tại Bitrix24 được bằng cách tạo task như bình thường, tuy nhiên với mục Responsible Person bạn sẽ điền email của người chịu trách nhiệm vào.

Sau khi hoàn thành, task sẽ được cập nhật đến email của người chịu trách nhiệm, họ vẫn có thể view task à thực hiện các tính năng cơ bản như một tài khoản Bitrix24 bình thường đối với task này.

Bitrix24 tóm lại vẫn là một công cụ, và một điều chắc chắn 100% nó không làm thay bạn được, nhưng với Bitrix24, nếu sử dụng đúng cách không chỉ bạn có khả năng quản lý được tất các các nhiệm vụ của mình, mà toàn team có thể làm việc với nhau mà tiết kiệm rất rất nhiều thời gian cho khâu thông tin giữa các thành viên và quản lý các nhiệm vụ nhóm.

Tin bài: Dương Kim Ánh