Tháng 5/2019 vừa qua, Công ty Thương mại Khatoco đã tiến hành triển khai ứng dụng Bitrix24 vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Việc triển khai được thực hiện theo phương pháp thử nghiệm – mở rộng, từ một số bộ phận trước và mở rộng ra sau khi đánh giá và rút kinh nghiệm.
Bitrix24 là một “mạng xã hội nội bộ” – giải quyết được khá nhiều bài toán của doanh nghiệp hiện tại. Facebook cũng là một mạng xã hội, và đối với tôi, điều lớn nhất Facebook có thể làm được đó là KẾT NỐI. Bitrix24 cũng là một “mạng xã hội” nhưng được thiết kế phù hợp với mục đích giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hơn mục đích kết nối đơn thuần.
Những tính năng nổi bật, được biết đến nhiều nhất của Bitrix24 bao gồm:
- Quản lý nhân sự: cấu trúc nhân sự, hồ sơ nhân viên, biểu đồ vắng mặt hoặc doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình quản lý yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, ….);
- Quản lý thời gian:
- Quản lý tài liệu: (lưu trữ và chia sẻ tệp, phân quyền, đồng bộ hóa với máy tính cục bộ, tích hợp, quy trình làm việc cho thư viện tài liệu)
- Quản lý dự án: (nhiệm vụ con, Gantt, kanban, nhiệm vụ đầu vào phụ thuộc, …)
- Quản lý nhiệm vụ: (nhiệm vụ định kỳ & theo dõi thời gian nhiệm vụ, cá nhân chịu trách nhiệm, cá nhân hỗ trợ, …) – cực kỳ hữu dụng trong trường hợp bạn đang tham gia khá nhiều dự án, nhiều nhiệm vụ, hoặc nhiệm vụ của bạn có nhiều nhiệm vụ con, hoặc nhiều đầu vào
- CRM: (khách hàng tiềm năng, liên hệ, giao dịch, hóa đơn, biểu mẫu web, báo cáo bán hàng, tự động hóa bán hàng, tích hợp kênh mở, tiện ích trang web)
Bạn biết điều gì đối với tôi là hay nhất ở Bitrix24 không??? Đó là bạn sẽ luôn tìm thấy những gì các ông lớn đang làm và hiểu cách họ quản lý công việc nhưng lại vẫn có thể tùy chỉnh các quy trình đó sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Ban đầu khi mới tiếp cận với phần hành Quản lý nhiệm vụ, chúng ta có thể sẽ thấy có quá nhiều thứ dư thừa trong quá trình tạo một NHIỆM VỤ. Thậm chí bạn có thể thấy rằng bản thân mình trong hầu hết các trường hợp không sử dụng hết các dữ kiện, liệu những nhà tạo ra Bitrix24 đã xây dựng thừa chăng?? Không phải đâu ạ, việc dư thừa thông tin khi bạn sử dụng các tính năng được tạo ra, bởi chúng ta chưa đi hết tất cả các trường hợp Nhiệm vụ thực tế có thể cần mà thôi. Các điều kiện được thêm vào đều là từ những quy trình lớn, nhiều trường hợp mở rộng đã được ghi nhận và cập nhật rất nhiều từ thực tế. Đây cũng chính là cơ hội của các doanh nghiệp học tập từ các doanh nghiệp lớn hơn mình trong việc quản lý hoạt động doanh nghiệp và quản lý nhân viên.
Khả năng QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ là một trong những ứng dụng nổi bật của Bitrix24. Bạn sẽ có thể biết được có bao nhiêu công việc cần làm, mức độ quan trọng, khi nào cần làm xong, đã làm tới đâu một cách trực quan nhất. Đặc biệt là trong cả việc chăm sóc khách hàng, có bao nhiêu người có thể chăm sóc được, họ đến từ đâu, đã chăm sóc tới đâu rồi (doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy chỉnh và chuẩn hóa các bước chăm sóc khách hàng), tỷ lệ chăm sóc thành công và thậm chí phân tích nguyên nhân thất bại.
Thêm một ưu điểm mạnh nữa của Bitrix24 khi ứng dụng vào quản lý hoạt động của doanh nghiệp, đó là GIẢM TÍNH CÁ NHÂN HÓA TRONG QUY TRÌNH LÀM VIỆC. Đúng ra bản thân việc xây dựng quy trình đã là để bỏ đi tính cá nhân trong việc xử lý công đoạn đó.
Ví dụ như một bộ quy trình hướng dẫn thủ tục thanh toán hạng mục A, tôi không làm việc với cô Nguyễn Ngọc B mà bản chất là tôi đang làm việc với kế toán viên được giao nhiệm vụ thanh toán hạng mục A. Dù là cô B hay bất cứ ai đang được giao nhiệm vụ này đều phải thực hiện những thao tác gần như nhau (tạm bỏ qua về chất lượng kỹ năng làm việc, những yếu tố con người khác trong công việc như giao tiếp …) nhưng những gì thuộc về quy trình nên là như nhau.
Tuy nhiên trong thực tế điều này lại còn là mơ ước của nhiều doanh nghiệp, khi các quy trình được ban hành sau đó đóng dấu và để lưu trữ. Nếu mỗi thao tác bạn thực hiện đều được ghi lại thông qua việc thiết kế quy trình ngay trên hệ thống quản lý, thì bạn sẽ ít có cơ hội tùy chỉnh quy trình theo mỗi cá nhân.
Tạm bỏ qua việc triển khai Bitrix24 sẽ thành công hay không, chỉ riêng việc bắt đầu nhìn nhận việc quản lý doanh nghiệp bằng các ứng dụng này đã là một sự cởi mở và tiếp nhận mới cho doanh nghiệp. Tôi có một sự kỳ vọng rất cao ở sự phát triển của doanh nghiệp mình.
Tin bài : Dương Kim Ánh
Comments are closed.
